Gestionnaire de Scolarité et de Formation Continue H/F - Service Public

Le service de la scolarité et de la formation continue prend en charge la gestion des inscriptions administratives, de la scolarité et des secrétariats pédagogiques pour toutes les formations de l'établissement. Il comprend 7 agents.

Sous la responsabilité de la personne responsable du service, les activités principalessont les suivantes :

Gestion administrative

- Organiser les actions de formation en présentiel, distanciel ou hybride : Traiter et suivre les dossiers de candidature, assurer les inscriptions administratives, les devis, la rédaction, le suivi, la conformité et l'archivage des conventions, la facturation, les attestations de présence, les convocations, la coordination logistique, les outils numériques (lien visio ou moodle si formation en distanciel), la présentation de la formation, les ordres de mission si formation délocalisée et le suivi des intervenants.
- Gérer la formation délocalisée (lien entre les formateurs et les bénéficiaires, navette de validation avec la direction, transposition de conventions 5 en 1 si besoin, rédaction des conventions...),
- Effectuer le suivi administratif des stagiaires, ajout des formations, des plannings sur Konosys,
- Assurer le suivi de la messagerie électronique de la formation continue (répondre, rediriger...),
- Effectuer la mise à jour régulière du planning annuel des formations et le suivi des mises en place des formations ainsi que les formations délocalisées.
- En relation avec les commanditaires de formation: présenter les formations, mettre en lien avec les équipes, trouver des débouchés aux demandes,
- Réaliser les demandes pour Atypie Friendly.
- Saisir les contrats des intervenants extérieurs

Finance:

- Assurer le suivi financier des actions de formation continue : modes de financement, facturation, échéanciers, suivi des règlements

Communication interne et externe

- Accueillir et renseigner les étudiants et les stagiaires
- Assurer les contacts par téléphone et par courriel avec les candidats, les stagiaires, les commanditaires, les organismes payeurs et les intervenants
- Assurer la liaison avec les formateurs

- Maitrise de la bureautique (word, excel)
- Capacité à se former et utiliser des logiciels spécifiques (Konosys)
- Création et mise à jour de tableaux de bord
- Aisance relationnelle et capacité à communiquer
- Sens de l'accueil et disponibilité
- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie
- Capacité à anticiper et à hiérarchiser ses tâches
- Goût pour le travail en équipe